Brevmallar – tidsvinst eller förtroendeförlust?

Så här kan en brevmall från Försäkringskassan se ut:

Brevmallar är ofta jättebra som grundtext vid myndigheters massutskick. Problemet med mallen ovan är att den hamnade i ett kuvert, i min brevlåda. Som en del av ett brev till mig alltså. Oifylld. Ofärdig.

Tre specifika meningar väcker en massa frågor hos brevmallens mottagare (det vill säga mig):

  1. Senast den       måste vi ha ditt svar.
    När ska jag skicka in mitt svar? Vad händer om jag inte har hunnit skicka in mitt svar på utsatt datum?
  2. Bifoga kopior av följande handlingar
    Vilka handlingar ska jag bifoga? Var får jag tag på dessa?
  3. Det innebär att X
    Vad eller vem är X? Tillsammans med meningen före (”Om du inte svarar kommer Försäkringskassan att…”) känns X:et nästan hotfullt.

Dessa frågor leder därmed till en osäkerhet hos mottagaren. Osäkerheten leder till ett telefonsamtal. Telefonsamtal till myndigheter idag utgör ett enormt slöseri med tid (både min och myndighetens), och tid är pengar. Jag ringde upp Försäkringskassan. Det tog cirka 5 minuter (av min tid) att hitta telefonen och slå numret, sedan en kötid på 15 minuter (av min tid) trots att det var hela 130 handläggare som stod till min tjänst, och slutligen varade samtalet i 20 minuter (av min och myndighetens tid) för att få svar på mina frågor.

Fyrtio minuter senare hade brevmallens ursprungliga syfte, tidseffektivitet, tillintetgjorts. Om brevmallen bara hade fyllts i från början hade Försäkringskassan kunnat spara en massa pengar, och jag hade kunnat spara en massa tid. De hade garanterat inte behövt 130 handläggare samtidigt, och brevens mottagare skulle slippa leka detektiv. Detta skulle i sin tur generera ett större förtroende för Försäkringskassan.

Språkkonsulter förespråkar brevmallar vid stora eller återkommande utskick. Men för att en brevmall ska vara tidseffektiv måste den alltså vara uppdaterad med aktuell information – och ifylld.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *